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Un système d’archivage électronique est une architecture numérique de conservation des informations inscrites sur un papier à travers une base de données. Les pièces conservées sont dites à valeur probante, lorsqu’on confère à la version numérique les mêmes valeurs juridiques qu’à la version papier. Ces systèmes sont une automatisation de la traditionnelle méthode d’archivage au sein de la société. Pourquoi utiliser un système d’archivage électronique à valeur probante ?
Pour conserver ses documents à long terme
Si vous aviez déjà été confronté à une authentification d’un document physique détérioré par les aléas du temps, vous auriez très vite compris une des limites de l’archivage physique. Les risques d’altération du papier. Le System d'Archivage Electronique (SAE) s’érige en un outil convenable pour pallier à ce problème.
En effet, l’utilisation des systèmes d’archivage électronique garantit la conservation des informations dans un fichier stocké sur une mémoire virtuelle. Insistez sur des SAE à valeur probante pour garder l’utilité juridique du document. Vous pouvez recourir à ce fichier intact en cas de besoin. Les supports numériques épargnent l’utilisateur d’une déchirure probable ou encore d’une décoloration pouvant subvenir dans le temps.
Pour faciliter l’accès aux documents
L’accès facile aux documents joue un rôle prépondérant dans l’allègement des tâches administratives. Les archivistes ne sont plus confrontés aux déplacements des documents. La fouille massive d’un lot d’archives pouvant se solder par un néant est bannie. L’insertion de l’utilisation d’un SAE dans votre service archive s’avère efficace pour votre activité.
Le système d’archivage électronique facilite la restitution des documents en temps voulu. Ces systèmes sont conçus pour permettre un rangement des pièces selon une logique donnée. Vous pourrez simplement classifier les documents et aussi les retrouver dans la base de données sans effort de fouille physique.
Pour sécuriser ses documents
Le recours à un système d’archivage électronique à valeur probante confère une fiabilité à vos documents. Ce type de système est scellé pour garder intact tout document stocké. Il a donc une même valeur qu’un document papier archivé. L’authenticité de vos documents conservés dans un SAE est garantie et vous met à l’abri des soupçons de modification ou de trafics.
L’architecture des SAE à valeur probante permet aux utilisateurs de protéger leur document contre des situations à risque. Le système de sécurité, comprenant les empreintes électroniques ou une signature électronique, vous prédispose contre les cas de vols ou de perte de fichier. Vous ne pouvez avoir accès à vos fichiers qu’en utilisant votre code d’identification personnelle.
Pour utiliser une technologie légale d’archivage et moins coûteuse
La technologie d’archivage à travers les systèmes électroniques est contrainte aux respects de certaines normes et des textes en vigueur. En France par exemple, si le fichier numérisé respecte la norme NF Z 42-013, il est considéré comme un document fiable et peut servir de pièces justificatives devant les institutions juridiques. Les archives conservées à travers un SAE à valeur probante gardent leur valeur juridique.
Cette technologie se révèle, outre sa légalité, un système économique tant bien que dans l’occupation de l’espace dans la salle d’archive, mais aussi en dépense financière. Les SAE vous permettent de mettre votre terrain à profit pour d’autres activités génératrices de revenus. Vous garderez les frais liés aux maintiens et à la manipulation des documents papier. Vous économiserez également sur les frais d’arrangement des archives au moment opportun.
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